Uppdatering juni 2015 - Effektiv fil- och dokumenthantering

För att underlätta och effektivisera dokument- och filhantering så finns det nu för tiden många bra tjänster på nätet. De jag valt är Google Drive för dokument och Dropbox för övriga filer.
Förenklat kan man säga att de är en hårddisk på internet. Installera klienten för tjänsten så får du en folder på din dator som innehåller allt som lagras i tjänsten online. De har också appar som gör att du har tillgång till alla dina filer och dokument i mobilen och surfplattan.

På Google Drive har Google har sina egna dokumentformat och om man använder dem så "kostar" de inget utrymme på ditt Google-konto, dvs. det är gratis att lagra dem. Googles dokument går alldeles utmärkt att ladda ner i flera vanliga andra format som de från Microsoft och OpenDocument. Utöver dem så går det direkt att få dokumenten som pdf.
Om man är flera personer som jobbar i ett projekt med flera filer så kan man dela en hel folder med allt innehåll mellan varandra. Det gör att alla dokument och foldrar som läggs i den delade foldern automatiskt delas mellan alla.
Det går utmärkt att lagra alla typer av filer på Google Drive, men tänk på att de då tar utrymme från ditt Google-konto

De största fördelarna med Google Drive är:

• Samarbeta flera personer med samma dokument samtidigt.
• Versionshantering.
• Dela dokument istället för att skicka dem.
• Mycket utrymme i grundutförandet (15 GB) och Googles dokument tar inget utrymme.
• Relativt billigt att utöka till nästa steg på 100 GB som då kostar $1.99/månad.

Nackdelarna är:

•  Inte jättesnabb vid synkning av filer. Observera att Googles egna dokument oftast editeras online så de är alltid sparade och synkroniserade.

Dropbox är en annan molntjänst för lagring av alla typer av filer och här finns verkligen känslan av en hårddisk i molnet. Även här går det att dela en folder med andra personer så att allt innehåll automatiskt delas mellan alla. Största anledningen till att jag använder den här tjänsten är för att den är så snabb.

Största fördelarna med Dropbox är:

• Blixtsnabb.

Nackdelarna är:

• I gratisversionen får man bara 2 GB. Nästa steg är 1 TB och kostar €9.99/månad vilket blir lite mycket. Det hade varit trevligt med ett mellansteg på 100-200 GB till ett lägre pris.
• Om man delar foldrar med andra personer så påverkar det utrymmet på deras konton. Jag förstår ju att det är för att förhindra att man registerar massor av konton för att få mer utrymme, men det kan bli problematiskt i vissa fall.

System och tjänster som uppdaterats sedan förra uppdateringen:

• Webmin 1.750
• Usermin 1.660